機密書類、ここだけの話、機密文書を添付したメール…企業には「社外秘」があふれています。これらの「機密モノ」。もちろん大切なのは管理ですが、万が一、他社の手に渡ってしまったら…？！
今回は、筋野君が機密書類を間違えて他社に送っちゃったようです…。

あ、筋野先輩！例の機密文書、役員への提出〆切は今日の午後ですよね？私、手伝います。

おう！気が利くな！でも、もうほとんど作り終わっちゃったんだよね！後はコピーしてクリップでまとめればバッチリ！

さすが！じゃぁ、コピーしてきます！文書はどこですか？

えっと…机の上においておいたからここら辺に…。アレ？ん？…

そういえば、ついさっき、筋野さん。書類をバッサバッサ束ねて、封筒に入れてどこかへ送っていましたよね？！

あ～あれかぁ！あれは、プラコン不動産に頼まれていた、商品パンフレットと説明書を送ってたんだ。

も…もしかして…機密文書がその中に紛れ込んじゃった…ってことはないですよね？！

もう一回、机の上やまわりを探してみましょうよ！

あるよ…！えっと…ここにおいておいたはず……（顔面蒼白）ナイ…いくら探してもない…。内容確認したつもりだったのに、間違えて機密文書を郵送しちゃったんだ…。どうしよう…。

大丈夫ですよ！落ち着きましょう！！機密文書をプラコン不動産に送っちゃったっていうことは確実なんですよね？

あ～。郵便でプラコン不動産に送っちゃったことは間違いないな…。

もう集配時間は過ぎちゃったけれど、まだ間に合うかも！

あうあうあう…。

べっきぃの言うとおり、まだ間に合うかもしれないわ。

あ！！ゆき先輩！

郵便物を差し出した後で、宛名の間違いや内容の入れ違いに気がついた場合には、差し出した郵便局またはポストの集配局に対して、宛名変更や取り戻しの請求ができるのよ。

でもこの請求は、郵便物の配達前または交付前に限り有効だから、急いで申し出なきゃですね！今回の場合は、急を要するので、配達局に直接電話して頼んだほうがいいかも。すぐに配達を差し止めてもらえれば安心ですし、その後は差出局で受け取れば一件落着！

筋野先輩、私、配達局調べて連絡とってみます！

あうあう。あ…ありがとう…

筋野君！しっかりしなさいな！まぁ、今回はいい勉強になるから、いくつかのパターンをしっかり勉強しておきましょうね。

機密文書を取り戻すことはもちろんですけれど、機密情報が相手に知られてしまったことについての対策をとらないといけませんよね。

俺がプラコン不動産の立場だったら、すぐにお電話で「書類が違うようですが…」ってお伝えしますけど…。

そうね。通常は、こんなことがあったら、相手先から連絡をいただけることが多いかもしれないわね。間違えた担当者は内々に済ませたいという思いもあるかもしれないけれど、書類がコピーされている可能性も考える必要があるわ。

そうか･･･。じゃぁ「情報を不正利用しないで下さい」って付け加えなきゃ！

言い方は気をつけないとね！それと、将来のトラブルを防ぐために客観的な証拠を残しておいた方がいいわ。

もし万が一「機密文書なんて届いてない」ととぼけられてしまった場合は、どうすればいいですかね？

これは、明らかに不正利用しようとしていると考えられるわね。でも、機密文書が相手に渡っているという証拠があれば、法的な対応をとることはできるわよ。不正競争防止法により、機密情報の開示と使用の差止めまたは予防の請求をすることができるの。

あとは、今回のように相手先がほぼ断定出来る場合ですね。

相手が断定できる今回のような案件では、すんなり機密文書を取り戻すために、“重要書類”ということはあまり強調しないで連絡することがのぞましいわ。

そうか～！よく出入りしている営業マンに事情を話して任せるのも一案ですね。あ、みち！どうだった？！

バッチリ！取り戻し料がかかりましたけど大丈夫。安心してください。

よかったぁ～！！

郵便局へ行かなくてもインターネットで郵便物追跡サービスがありますし、これを活用してもいいですね。

郵便物の指し出しは日常的なことだから、今回のことを教訓に、再発防止のための対策をちゃんととっておきましょうね！

・整理整頓の励行
・重要書類の管理、取り扱い方法の見直し
・取引先との良好な関係の構築　
ですかね！あとは…郵送する書類は確認したらすぐに封筒に入れる等、気を抜かないで業務をすること！

みちが入社した時、俺が教えた内容だぁ…。

筋野さんの黒い焼けた顔から、顔面蒼白になった時の顔を思い出すと…プププ。

笑い事じゃないよ！！もう、どうしようかと思っちゃったよ！これからは、紙に穴があくくらい見て確認してから郵送するぞ！

メール送信も同様に、ボタンをプチッとする前に確認しなきゃですね！